В процессе хозяйственной деятельности любой компании, работающей с материальными ценностями, могут возникать ситуации порчи или боя товаров. Особенно часто такая проблема затрагивает хрупкие товары или тару, например, деревянные поддоны б/у. Недостача или порча могут образовываться как в процессе транспортировки автотранспортом, так и при хранении на складе. В этой статье мы подробно разберем, как правильно документально оформить списание испорченных товаров, отразить проводки в бухгалтерском учете (БУ) и учесть все нюансы в налоговом учете (НУ).
С чего начать: инвентаризация — обязательный этап
Самое главное правило, о котором нужно помнить: списание товара невозможно без проведения инвентаризации. Согласно закону «О бухгалтерском учете» (ч. 3 ст. 11 402-ФЗ), выявление факта порчи имущества в обязательном порядке влечет за собой необходимость инвентаризации.
Именно по итогам инвентаризации устанавливается реальное количество испорченного товара, его стоимость и причины, по которым ценности пришли в негодность.
Документальное оформление списания
Для того чтобы законно списать товар, непригодный для дальнейшей реализации, необходимо собрать пакет документов. В бухгалтерском учете списание товаров должно подтверждаться формами, утвержденными Постановлениями Госкомстата России от №88 и от №26.
Основной пакет документов для списания:
- Инвентаризационные описи — фиксируют факт наличия или отсутствия товара.
- Акт о списании товара — основной документ, подтверждающий вывод ценностей из учета. В акте обязательно нужно указать причину списания (например, «порча товаров вследствие протечки кровли на складе», «бой при транспортировке», «естественный износ деревянных поддонов»).
- Приказ руководителя на списание — документ, дающий бухгалтерии право на совершение проводок.
- Подтверждающие документы о причинах списания — это могут быть заключения экспертиз, акты от транспортных компаний о повреждении груза при перевозке, справки о климатических условиях на складе и т.д.
Проводки в бухгалтерском учете (БУ)
Списание товара, пришедшего в негодность, отражается в бухучете поэтапно. Сначала испорченные ценности списываются со склада на счет недостач и потерь, а затем этот счет закрывается в зависимости от наличия или отсутствия виновного лица.
Шаг 1. Выявление порчи и списание себестоимости товара
При обнаружении испорченного товара (например, разбитых деревянных поддонов) его стоимость списывается со счета 41 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дт 94 — Кт 41 — отражена себестоимость списываемых испорченных товаров на основании результатов инвентаризации.
Шаг 2. Отнесение потерь на источники возмещения
- Если виновное лицо установлено (например, водитель-экспедитор повредил товар при транспортировке или кладовщик нарушил правила хранения):
Дт 73.02 — Кт 94, сумма недостачи отнесена на виновное лицо.
Дт 91.02, Кт 73;02 — если с виновного лица взыскана сумма меньше балансовой стоимости товара, разница относится на прочие расходы (или на доходы, если взыскано больше).
- Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании:
Дт 91.02 — Кт 94 — стоимость испорченных товаров включена в состав прочих расходов организации на основании приказа руководителя и акта на списание.
Особенности списания сырья и материалов
Если речь идет о материалах (счет 10), списание может производиться одним из способов:
- По средней стоимости, подходит для материалов, цены на которые постоянно меняются.
- По стоимости единицы запасов — предполагает поштучный учет МПЗ.
Налоговый учет (НУ): можно ли учесть убытки от порчи?
Для налогового учета необходимы те же документы: акты о списании, приказы, инвентаризационные описи и подтверждающие документы о причинах списания. Однако признание расходов в НУ имеет свои тонкости:
Порча в пределах норм естественной убыли
Если потери укладываются в установленные нормы (например, естественная усушка, утряска), они учитываются в составе материальных расходов.
Порча сверх норм или отсутствие виновных
Если виновники не установлены или суд не взыскал с них ущерб, убытки от порчи могут быть признаны в составе внереализационных расходов. Но для этого у налоговой должны быть исчерпывающие доказательства:
- Документы, подтверждающие факт порчи (акты, описи).
- Документы, подтверждающие причину порчи (например, акт от транспортной компании о ДТП, справка о затоплении склада).
- Документы из органов внутренних дел, если факт порчи или хищения стал основанием для заведения уголовного дела (часто требуется при крупных недостачах).
НДС при списании испорченного товара
Ранее налоговики требовали восстанавливать НДС при списании товаров. На сегодняшний день судебная практика и разъяснения Минфина говорят о том, что НДС восстанавливать не нужно, если товар пришел в негодность и не используется в операциях, облагаемых НДС, по независящим от налогоплательщика причинам. Однако, если порча произошла по вине сотрудника, возможны споры с проверяющими — безопаснее восстановить НДС.
Частный случай: списание деревянных поддонов б/у
Деревянные поддоны б/у — это специфический вид МПЗ, который часто приходит в негодность (бой) как при транспортировке автотранспортом, так и при складском хранении. При их списании важно:
- Четко прописывать в акте на списание, что поддоны пришли в полное негодное состояние и их дальнейшая реализация или ремонт невозможны.
- Если часть поддонов можно продать на дрова или переработать, списывать их полностью нельзя. В таком случае оформляется уценка или оприходование вторичного сырья (опилки, дрова) по рыночной стоимости.
Правильное списание товара при порче требует строгого соблюдения процедуры: от обязательной инвентаризации до грамотного составления актов и приказов. Проводки в бухгалтерии напрямую зависят от того, найден ли виновник недостачи. Помните, что для налогового учета критически важно наличие подтверждающих документов о причинах порчи — только так вы сможете законно включить стоимость уничтоженных товаров в расходы и снизить налоговую нагрузку на организацию.