Эффективное управление запасами – одна из ключевых задач любого склада. Когда срок годности продукции истекает, её необходимо правильно списать, чтобы избежать штрафов, нарушений санитарных норм и искажений финансовой отчётности. В данной статье подробно рассматривается процесс списания просроченной продукции в системе Storehouse 5 – популярном решении для автоматизации складского учета.
Подготовительный этап
- Проверка сроков годности
- Регулярно (ежедневно или еженедельно) запускайте отчёт «Сроки годности» в Storehouse 5.
- Отфильтруйте позиции, у которых Дата окончания срока годности уже прошла или будет в ближайшие 3‑5 дней.
- Сформируйте список продукции, подлежащей списанию (SKU, количество, партия, дата производства).
- Согласование с ответственными подразделениями
- Отправьте сформированный список на согласование руководителю отдела закупок и контролёру качества.
- Получите подписи (или электронное подтверждение) в системе Document Management Storehouse 5.
- Подготовка документа «Акт списания»
- В меню Документы → Списание продукции выберите тип «Просроченная продукция».
- Внесите данные о партии, количестве и причинах списания (например, «Срок годности истёк»).
- Приложите скан‑копию сертификата качества/лейбла с датой срока годности.
Техническая процедура в Storehouse 5
Создание заявки на списание
Перейдите в «Склад → Операции → Списание» и нажмите кнопку «Создать заявку». Заполните обязательные поля:
- Тип списания: «Просроченная продукция».
- Дата списания: текущая дата.
- Склад: укажите конкретный склад (например, «Склад 5»).
- Ответственный: имя сотрудника, который осуществляет списание.
Добавление строк товаров
Для каждой позиции нажмите «Добавить строку» и укажите:
- SKU (артикул).
- Номер партии (Batch No.).
- Кол-во единиц, подлежащих списанию.
- Причина списания – выбирается из справочника «Причины списания» (в данном случае – «Срок годности истёк»).
Автоматический расчет финансовых последствий
Storehouse 5 автоматически рассчитывает стоимость списания на основе себестоимости партии. Эта сумма будет отражена в бухгалтерском модуле как «Списание просроченной продукции – расход».
Подтверждение и проведение операции
После заполнения всех строк нажмите «Сохранить», затем «Отправить на утверждение». Утверждение происходит в два этапа:
- Контролёр качества проверяет соответствие документов.
- Бухгалтерия подтверждает финансовый учёт.
После получения всех одобрений нажмите «Провести списание». Система автоматически:
- Снизит остаток товара на складе.
- Обновит статус партии (статус → «Списано»).
- Сгенерирует Акт списания в PDF, который сохраняется в разделе Документы → Списания.
Физическое удаление продукции
- Сотрудник склада, указанный в заявке, собирает продукцию из места хранения.
- Продукция помещается в отдельный контейнер с яркой маркировкой «Списание – просрочено».
- Контейнер передаётся в зону утилизации (например, в пункт переработки пищевых отходов).
- Ответственный сотрудник подписывает «Протокол физического списания» и прикладывает его к электронному акту в Storehouse 5.
Отчётность и аналитика
После завершения операции в системе доступны несколько полезных отчётов:
- «Отчёт по списаниям за период» – показывает количество и стоимость списанной продукции.
- «Тренд просроченных товаров» – помогает выявить проблемные группы SKU.
- «Сравнительный анализ план/факт» – позволяет оценить эффективность планов закупок.
Эти отчёты можно экспортировать в Excel, PDF или отправить по e‑mail автоматически с помощью функции «Рассылка отчётов».
Лучшие практики
- Регулярный мониторинг сроков – минимум раз в неделю запускайте автоматический скрипт проверки.
- Обучение персонала – проводите инструктаж по работе с модулем списания.
- Интеграция с ERP – синхронизируйте Storehouse 5 с финансовой системой (например, 1С) для автоматического отражения расходов.
- Контроль качества входящей продукции – уменьшает количество просроченных товаров за счёт более точного планирования поставок.
- Документальное подтверждение – храните все акты и протоколы минимум 3 года (требования законодательства).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как отменить уже проведённое списание?
- В модуле «Списание» нажмите кнопку «Отменить» в строке нужной операции. Операция может быть отменена только в течение 24 часов и при отсутствии бухгалтерского закрытия периода.
- Можно ли списать часть партии, а не всю?
- Да. При добавлении строки в заявку указывайте необходимое количество. Остальная часть партии остаётся в системе с актуальными сроками.
- Как отразить списание в бухгалтерии?
- После проведения списания система автоматически генерирует бухгалтерскую проводку: Дт 91 «Списание продукции» – Кт 41 «Товары». При необходимости её можно отредактировать в модуле «Бухгалтерия».
Списание просроченной продукции в Storehouse 5 – процесс, объединяющий автоматизацию, документальное сопровождение и физическое удаление товара. Следуя описанным выше шагам и рекомендациям, вы сможете:
- Снизить финансовые потери.
- Соблюсти нормативные требования по обороту просроченных товаров.
- Поддерживать точность складского учёта и улучшить планирование закупок.
Помните, что ключ к успешному управлению запасами – это регулярный контроль и правильная документация. Интегрируйте процесс списания в ежедневные операции склада, и ваш бизнес будет работать более прозрачно и эффективно.
Статья подготовлена в соответствии с актуальными возможностями Storehouse 5 на 2026 год.